בעל עסק קטן עושה הרבה דברים בעצמו: עונה לפניות, שולח אישורים, מעתיק פרטים מטופס לטבלה ומזכיר ללקוחות תשלום. אוטומציות עסקיות לעסק קטן הן כללים שמבצעים את המשימות החוזרות האלה במקומכם, באופן עקבי ובלי שתצטרכו לזכור. התוצאה: פחות טעויות, תגובה מהירה יותר ויותר זמן למה שבאמת מצריך אתכם.
איזה משימות מתאימות לאוטומציה?
הכלל הפשוט: משימה שחוזרת על עצמה, פועלת לפי כללים ברורים ולא דורשת שיקול דעת אנושי. למשל, הודעת תודה אחרי השארת פרטים באתר, העברת פנייה חדשה לטבלה או למערכת לקוחות, תזכורת לפני פגישה, או שליחת מסמך אחרי רכישה.
לעומת זאת, שיחה רגישה עם לקוח כועס או הצעה מותאמת אישית עדיף להשאיר בידיים אנושיות. אוטומציה טובה מפנה אתכם לעבודה החשובה ולא מחליפה את היחס האישי.
איך מזהים מה לאטמט קודם
רשמו במשך שבוע כל משימה שחזרתם עליה יותר מפעמיים. סמנו את אלה שלוקחות הכי הרבה זמן או שבהן קל לטעות. התחילו באחת בלבד, כזו שהכללים שלה ברורים לגמרי.
כדאי לחבר את האוטומציה לנקודות המגע הקיימות: טפסים באתר, מערכת CRM לניהול לקוחות ושיחות הוואטסאפ. כך המידע זורם במקום אחד ולא מתפזר בין כלים.
דוגמאות נפוצות בעסקים קטנים
פנייה שמגיעה מהאתר יכולה להישלח אוטומטית לטבלה, להפעיל הודעת אישור ללקוח ולהתריע לכם בהודעה. הזמנה בחנות אונליין יכולה לעדכן מלאי ולשלוח חשבונית. ליד שלא נענה במשך כמה ימים יכול לקבל תזכורת פנימית אליכם.
אפשר גם לשלב שיווק באימייל שמגיב להתנהגות הגולש, למשל מייל ברוכים הבאים למי שנרשם. ואם הצרכים ייחודיים, קיימות אוטומציות עסקיות שנבנות בדיוק לתהליכים שלכם.
טעויות שכדאי להימנע מהן
הטעות הראשונה היא לאטמט תהליך שלא עובד טוב ידנית. אוטומציה רק מגבירה את מה שקיים, כולל הבעיות. תקנו את התהליך קודם ואז הפעילו אותו אוטומטית.
הטעות השנייה היא לשכוח לבדוק. בדקו מדי פעם שההודעות נשלחות, שהנוסח עדיין מתאים ושהמידע מגיע ליעד. והטעות השלישית היא להפריז: הודעות אוטומטיות רבות מדי גורמות ללקוחות להרגיש שמדברים עם מכונה.
איך מתחילים בפועל
בחרו משימה אחת, תארו אותה בשלבים (אם קורה X, אז עושים Y), ובנו אותה בכלי פשוט. הפעילו אותה על כמות קטנה, בדקו, ורק אז הרחיבו. חשוב גם לשמור על פרטיות הלקוחות ועל הסכמתם לקבלת הודעות.
אוטומציה טובה היא כמו עובד שקט שמטפל בעבודה השוטפת. התחילו קטן, למדו מה חוסך לכם הכי הרבה זמן, והוסיפו בהדרגה. ואם תרצו לראות איך זה משתלב עם האתר שלכם, קראו גם על 7 דברים שכל אתר עסקי חייב לכלול.
